Sieben Schritte zu einer erfolgreichen EDI-Einführung

Blickwinkel anspruchsvoll. Obwohl durch das Oustourcing der Prozess der Einführung eines neuen Systems verkürzt werden kann, ist es stets notwendig, die Komplexität des gesamten Projektes so im Auge zu behalten, damit dessen gesamtheitlicher Erfolg gewährleistet werden kann. Wir haben in sieben Schritten zusammengefasst, wie man sich auf die EDI-Einführung vorbereitet.

1.  Spezifizieren Sie die Anforderungen

Spezifizieren Sie direkt am Anfang exakt, was Sie seitens der EDI-Lösung benötigen. Es ist ebenfalls notwendig zu überprüfen, ob Ihr ERP Daten für den Automotive-Bereich verarbeiten kann, d.h. ob es in der Lage ist, auf Lieferabrufe zu reagieren, ASN zu verpacken oder ob es sich mit dem Self-Billing zu helfen weiß. Einige Lieferanten haben zwar bereits Lösungen für die meisten Fahrzeughersteller vorbereitet, jedoch ist es notwendig näher zu bestimmen, was Ihr EDI können muss.

• Welche Prozesse müssen erledigt werden? Bestellungen, ASN, Rechnungen? Welche weiteren?
• Wird es notwendig sein, Daten lediglich abzusenden, nur zu empfangen oder zeitgleich abzusenden und zu empfangen?
• Wie viele Partner werden angebunden?
• Muss EDI mit weiteren Systemen integriert werden? Mit welchen?
• Erwarten die Kunden von Ihnen gewisse Standards oder Protokolle? EDIFACT, VDA, ANSI X12, was die Protokolle betrifft - wiederum OFTP/2, AS2, X.400, SFTP, RosettaNet…

2.  Wählen Sie ein Team aus

Nur ein gut zusammengestelltes korrektes Team ist in der Lage dazu, die EDI-Implementierung zu lösen. Klären Sie, wer sich dem Projekt intern widmen kann, und was Sie auf der anderen Seite vom externen Lieferanten verlangen werden. Teilen Sie die Rollen auf und definieren Sie klar, wer die Entscheidungskompetenz hat. Sofern Sie die Teamgröße minimieren möchten, suchen Sie im weiteren Schritt nach der Outsourcing-Option.

3.  Wählen Sie die Art und Weise aus (On-Premise vs. Outsourcing)

Die Tatsache, ob Sie EDI auf Ihren internen Servern verwalten werden, oder ob Sie outsourcen, stellt eine Kernentscheidung dar, welche direkt am Anfang getätigt werden muss. Jede Art und Weise hat Ihre Vor- und Nachteile, jedoch lohnt es sich immer mehr, EDI als eine Dienstleistung einzuführen. Den Schlüssel dazu, wie man sich zu entscheiden hat, finden Sie beispielsweise in unserem E-Book.

4.  Definieren Sie einen Partner

Wie bereits gesagt worden ist, stellt EDI einen der Kernprozesse in Ihrer Firma dar. Es ist zuhöchst wichtig, einen Partner zu haben, der Ihnen nicht nur am Anfang hilft, wenn Sie die neue Lösung einführen, sondern der Ihnen auch nach dem Anlauf zur Seite steht. Konzentrieren Sie sich bei der Auswahl auf einige Hauptpunkte:

• Über welche Erfahrungen verfügt der Lieferant? Bewegt er sich in Ihrer Branche?
• Liefert Ihr Partner eine eigene Lösung oder implementiert er eine Fremdsoftware?
• Kann Ihr Partner EDI mit weiteren Systemen integrieren?
• Wie wird die Aktualisierung des Systems gewährleistet?
• Wie reagiert Ihr Partner auf neue Anforderungen seitens der Automobilhesteller sowie auf die Erweiterung Ihres Projektes?
• Wie sieht die Preisstruktur der angebotenen Lösung aus?

5.  Integrieren Sie mit den umliegenden Systemen

Die EDI-Einführung macht ohne einer Integrierung mit dem Informationssystem keinen Sinn. Lediglich auf diese Art und Weise werden Fehler eliminiert und Sie beugen unnötigen Überschreibungen vor. Zeitgleich wird eine kontinuierliche sowie automatisierte Übertragung von Informationen sowie der geänderten Anforderungen vom Kunden gewährleistet, auf welche die Fertigung reagieren muss.

6.  Einwickeln Sie (keine) Mappings

Um einen guten Kommunikationsverlauf zu gewährleisten ist es notwendig, einen Überblick über die einzelnen Dokumente sowie die hierin beinhalteten Posten zu haben. Jedes System und jeder Kunde kann nämlich eine unterschiedliche Nachrichtenstruktur haben. Die Erstellung von Mappings gewährleistet, dass gleiche Posten in einzelnen Nachrichten sowie Systemen dort eingelesen werden, wo sie eingelesen werden sollen. Der Mappingentwicklung widmen sich spezielle Teams, welche über Erfahrungen mit einem solchen Mapping verfügen. Das Expertenwissen eines EDI-Lieferanten ist dementsprechend in solchen Fällen unabdingbar.

7.  Testen Sie und starten Sie letztendlich den Anlauf

Den letzten Schritt stellt das Testen dar, welches idealerweise anhand realer Daten durchgeführt wird. Während dieser Phase können noch kleine Fehler entdeckt werden, die bei der Einstellung sowie beim Programmieren nicht eingetreten sind. Der Test eines Systems vor dessen finalem Anlauf stellt eine weitere Garantie dar, dass nach der Scharfschaltung beim eigentlichen Betrieb keine Komplikationen entstehen. Sobald es sich zeigt, dass alle Tests erwartungsgemäß abgeschlossen worden sind, muss das System lediglich noch anlaufen, und der automatische Datenaustausch in Ihrer Lieferanten-Abnehmer-Kette vollumfänglich genutzt werden.