Zavedení EDI je náročné jak technicky, tak organizačně. Ačkoli outsourcing může proces zavedení nového systému zkrátit, je vždy důležité myslet na komplexnost celého projektu tak, aby byl zaručen jeho úspěch. Jak se na zavedení EDI připravit, jsme shrnuli do sedmi jednoduchých kroků.
Hned na začátku přesně specifikujte, co od EDI řešení potřebujete. Důležité je také ověřit, zda vaše ERP umí zpracovávat data pro automotive, tedy jestli umí reagovat na odvolávky, zabalit ASN nebo zda si poradí s tzv. self-billingem. Někteří dodavatelé EDI mají sice již připravená řešení pro většinu automobilek, přesto je třeba upřesnit, co všechno musí vaše EDI umět.
Jen dobře sestavený správný tým pomůže vyřešit implementaci EDI. Ujasněte si, kdo se může projektu věnovat interně a co naopak budete vyžadovat od externího dodavatele. Rozdělte role a jasně definujte, kdo má rozhodovací pravomoci. Pokud chcete tým minimalizovat, hledejte v dalším bodě volbu outsourcing.
To, zda budete EDI spravovat na svých interních serverech nebo ji budete outsourcovat, je klíčové rozhodnutí, které je třeba učinit hned na začátku. Každý způsob má své výhody i nevýhody, ale čím dál víc se vyplácí zavést EDI jako službu. Podle jakého klíče se rozhodnout, najdete například v našem e-booku.
Jak již bylo řečeno, EDI je jedním z klíčových procesů ve firmě. Je nanejvýše důležité mít partnera, který vám pomůže nejen na začátku, kdy nové řešení zavádíte, ale který je vám k dispozici i po spuštění. Při výběru se zaměřte na několik hlavních bodů:
Zavedení EDI nedává smysl bez integrace na informační systém. Jedině tak dojde k eliminaci chyb a vy se vyvarujete zbytečného přepisování. Zároveň se zajistí plynulý a automatizovaný přenos informací a změn požadavků od zákazníka, na které musí výroba reagovat.
Pro hladký průběh komunikace je třeba mapovat jednotlivé dokumenty a položky v nich. Každý systém a zákazník totiž mohou mít odlišnou strukturu zpráv. Mapování vám zajistí, že se stejné položky načtou do jednotlivých zpráv a systémů tam, kam mají. Vývoji map se zpravidla věnují speciální týmy, které mají s mappingem zkušenost. Expertní znalost dodavatele EDI řešení je tedy v tomto případě nezastupitelná.
Posledním krokem je testování, ideálně na reálných datech. Při této fázi se ještě můžou odhalit drobné chyby, které při nastavování a programování nenastaly. Test systému před jeho finálním spuštěním je další zárukou, že se při ostrém provozu nevyskytnou žádné komplikace. Jakmile se ukáže, že všechny testy dopadly dle očekávání, nezbývá než systém spustit a začít automatickou výměnu dat ve vašem dodavatelsko-odběratelském řetězci využívat naplno.